DEINICION
El oficio es un documento o comunicación escrita de carácter netamente oficial, protocolario, utilizado por las autoridades o funcionarios de las diferentes dependencias públicas o privadas. Funciona de forma descendente y horizontal.
ESTRUCTURA DEL OFICIO
MEMBRETE:
Aquí van colocados los datos principales de la empresa:
- Nombre
- Logotipo
- Dirección
- Teléfono, etc.
NOMENCLATURA DEL AÑO:
Es la denominación que se le da al año actual por ejemplo.
- “AÑO DE LA CONSOLIDACION ECONÓMICA Y SOCIAL DEL PERÚ”
LUGAR Y FECHA:
Es del lugar de donde se envía.
- El día, el mes y el año en curso.
NUMERACIÓN:
En esta parte se escribe los tres datos principales al igual que el memorándum; la palabra OFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una línea oblicua, a continuación el año en curso separas otra vez y pones las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas.
DESTINATARIO:
DESTINATARIO:
Se escribe.
- El nombre completo (minúsculas).
- El cargo, de la persona a quien se dirige (mayúsculas).
ASUNTO:
Se escribe con mayúscula la palabra ASUNTO, seguida de dos puntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicado en el cuerpo.
Es la síntesis del pedido.
REFERENCIA:
Se usa, sólo cuando se necesita mencionar la numeración del documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.
resoluciones, directivas o convenios.
CUERPO O TEXTO.
Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y muy brevemente.
DESPEDIDA.
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortesía. Existen, expresiones conocidas como:
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.
Atentamente,
FIRMA Y POS FIRMA.
- Firma: se escribe la rúbrica a mano.
- Post firma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a su vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo.
INICIALES.
- Las iniciales del remitente con letras mayúsculas.
ANEXO.
Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas, tarjetas, programas, tickets, etc.
DISTRIBUCIÓN.
Se usa, generalmente, en los oficios múltiples; porque aquí se menciona a las personas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio.
TIPOS DE OFICIO
Oficio Simple
Este tipo de documento se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a una sola persona.
Oficio Múltiple
Es un documento que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a distintos y varios destinatarios, es importante saber que:
- El número de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir.
- En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la última parte de este tipo de oficio.
Transcripción
Es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal como se da en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento o párrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas, etc.
ÁREA DE DIFUSIÓN
Interno: cuando entre áreas, o de un jefe a su subordinado mayormente se realizan en la misma organización.
Externo: cuando el documento va dirigido a otra empresa externa.
INTENCION COMUNICATIVA
La intención es comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc.
